بخش اول – کلیات

ماده ۱- اتاق مشترک بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ایران و عراق که در این اساسنامه اتاق مشترک نامیده میشود مؤسسه ای عمومی، غیردولتی ، غیرتجاری، و غیر انتفاعی و وابسته به اتاق ایران است که با استناد به بندهای “د” و ” ن ” ماده ۵ قانون اتاق بازرگانی ، صنایع ، معادن و کشاورزی جمهوری اسلامی ایران مصوب سال ۱۳۶۹ و آیین نامه تشکیل اتاق های مشترک بازرگانی ، صنایع و معادن مصوب ۱۳۷۸/۸/۲۳ شورای عالی نظارت بموجب جواز تأسیس شماره ۱۰/۱۳۰۲۱ مورخ۱۳۸۲/۹/۲۶ هیأت رئیسه اتاق ایران طبق این اساسنامه صرفاً برای توسعه روابط اقتصادی در تمام بخشهای صنعتی ، بازرگانی ، معدنی ، کشاورزی ، خدمات و تشویق مبادلات و سرمایه گذاری های دوجانبه بین ایران و عراق تأسیس یافته است.

ماده ۲- اتاق مشترک دارای شخصیت حقوقی مستقل است و از قوانین و مقررات مربوط به اتاق بازرگانی و صنایع و معادن و کشاورزی جمهوری اسلامی ایران ( که از این پس اتاق ایران خوانده می شود ) واز سیاست های کلی ، حقوقی و بین المللی آن تبعیت می نماید و لکن در برابر اعضای خود دارای مسئولیت حقوقی و مالی مستقل است .

۱-۲-اتاق مشترک دارای تابعیت ایرانی است و کلیه قوانین و مقرارات کشور ایران را مراعات خواهد نمود . در روابط خارجی مقررات کشور ایران و عرف بین المللی لازم الرعایه است و مکاتبات و محاورات آن به زبان فارسی و عندالزوم عربی یا انگلیسی یا کردی خواهد بود.

ماده ۳- مرکز اتاق مشترک در ایران ، تهران ، خیابان مفتح جنوبی – پایین تر از میدان ۷ تیر – کوچه افشار – پلاک ۸ – طبقه ۲ واقع است هیأت مدیره در تعیین و تغییر مرکز اتاق در سطح شهر تهران دارای اختیار بوده است و هرگونه تغییر محل را کتباً به اطلاع هیأت رئیسه اتاق ایران و اعضا اتاق مشترک رسانده و در روزنامه کثیرالانتشار منتخب نیز آگهی خواهد کرد.

۱-۳- مدت فعالیت اتاق مشترک از تاریخ تشکیل نامحدود است .

ماده ۴- اتاق مشترک بر حسب ضرورت می تواند شعب یا نمایندگی هایی در ایران و در کشور عراق تأسیس کند .

۱-۴ تشکیل شعب و یا نمایندگی های اتاق مشترک در ایران بنا به صلاحدید اتاق مشترک و یا درخواست اتاق بازرگانی شهرستان مربوطه می باشد .

ماده ۵- اتاق مشترک دارای مهری به زبان فارسی و عربی و انگلیسی به نام اتاق مشترک بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ایران و عراق می باشد .

بخش دوم – اهداف و وظایف

ماده ۶- در اجرای اهداف پیش بینی شده در ماده یک این اساسنامه ، اتاق مشترک به امور زیر مبادرت می ورزد:

۱-۶- اداره امور اتاق مشترک با رعایت مقررات این اساسنامه و با همکاری نزدیک با مقامات رسمی ، سازمانها و مؤسسات ایرانی و عراقی.

۲-۶ -گردآوری آمار و اطلاعات موردنیاز در زمینه های اقتصادی به ویژه بازرگانی و صنعتی ایران و عراق و ارائه به اعضاء ایرانی و عراقی و همکاری با سازمانها و مقامات ایران و عراق برای تشویق و توسعه روابط اقتصادی بین دو کشور و قراردادن این اطلاعات در اختیار اعضاء.

۳-۶ کوشش برای گسترش روابط و تحقق دیدگاههای بازرگانان و صاحبان صنایع ایرانی و عراقی در زمینه تجارت ، صنعت، خدمات، کشاورزی، معدن و سایر فعالیتهای اقتصادی با رعایت مواد این اساسنامه .

۴-۶ مشارکت در برپائی و اداره نمایشگاهها و سایر فعالیتهای مشابه ، با اخذ توافق های لازم از مراجع مربوطه در ایران و عراق و کمک به مؤسسات ، سازمانها و اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی و عراقی علاقمند به شرکت در نمایشگاهها و بازارهای مکاره بین المللی که در ایران و عراق یا کشورهای ثالث برگزار می شود .

۵-۶ -ترویج مبادله هیأتهای اقتصادی و تجاری بین دو کشور .

۶-۶تشکیل و برپائی سمینار ، سخنرانی ، کنفرانس و سمپوزیوم برای کمک به توسعه روابط اقتصادی بین دو کشور .

۷-۶- همکاری نزدیک با اتاق ایران ، اتاقهای بازرگانی، سازمانها و مؤسسات ایرانی و … با رعایت مقررات این اساسنامه و آیین نامه های مربوط به منظور توسعه روابط اقتصادی دو کشور .

۸-۶- ایجاد و توسعه شبکه کسب و کار بین فعالین تجاری دو کشور و ارتباط مؤثر و مستمر با تشکل های صادراتی کشور با هماهنگی اتاق ایران .

۹-۶- ساماندهی و تشویق بازرگانانی که در دو کشور به فعالیت اشتغال دارند به عضویت دراتاقهای مشترک دو کشور.

۱۰-۶- تهیه مقدمات تأسیس اتاق مشترک در کشور مقابل ( در صورت عدم وجود اتاق مشترک همتا ) با هماهنگی هیأت رئیسه اتاق ایران.

۱۱-۶- ارسال طرح ها و نظریات و انعکاس مشکلات و موانع تجارت به اتاقهای ملی و مقامات رسمی تجاری دو کشور.

۱۲-۶- مطالعه و بررسی به منظور فراهم آوردن زمینه های لازم برای سرمایه گذاریهای صنعتی ، بازرگانی ، معدنی و کشاورزی و خدماتی در دو کشور.

۱۳-۶- ایجاد پایگاه روزآمد و انتشار بولتن اطلاعاتی در زمینه توسعه روابط اقتصادی بین ایران و عراق حاوی قوانین و مقررات اقتصادی و فرصتهای تجاری دو کشور و سایر مطالب مورد علاقه مشترک و انتشار مجله و کتاب و جزوات و نرم افزار .

۱۴-۶- همکاری و تشریک مساعی با اتاق ها / شوراهای مشترک مشابه دو کشور.

۱۵-۶-کوشش در جهت حل اختلافات ناشی از روابط اقتصادی بین اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی وعراقی از طریق مصالحه و در صورت عدم توفیق، تشویق طرفین اختلاف به رفع اختلافات از طریق مرکز داوری اتاق مشترک ایران و عراق.

۱۶-۶- انجام سایر اقداماتی که برای نیل به اهداف فوق ضروری است یا به آنها مربوط باشد .

۱۷-۶-ارائه برنامه سالیانه و گزارش های ۶ ماهه به اتاق ایران درخصوص فعالیت ها و اقدامات و پیشرفت های اتاق مشترک بازرگانی در چارچوب مفاد اساسنامه و مطابق با فرم نمونه مورد تأیید هیأت رئیسه اتاق ایران .

تبصره : اعزام و پذیرش هیأتهای تجاری به کشور عراق توسط کلیه اتاقهای بازرگانی سراسر کشور باید با محوریت اتاق مشترک وبا هماهنگی معاونت امور بین الملل اتاق ایران صورت پذیرد .

بخش سوم- عضویت

ماده ۷- اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی وعراقی و اتباع خارجی حقیقی و حقوقی دارنده کارت بازرگانی و یا عضویت معتبر اتاق ایران که مفاد این اساسنامه را بپذیرند ، با رعایت ضوابط آیین نامه مربوطه می توانند به عضویت اتاق مشترک درآیند .

۱-۷- شرایط عضویت در اتاق مشترک عبارت است از : ۱- داشتن عضویت معتبر در یکی از اتاق های بازرگانی و صنایع و معادن ایران -۲- عدم محرومیت از حقوق اجتماعی -۳- پرداخت حق عضویت سالیانه اتاق مشترک -۴- پذیرش مفاد این اساسنامه و آیین نامه های مربوطه .

تبصره: فقدان یا سلب هر یک از شرایط چهارگانه موجب لغو عضویت در اتاق مشترک می گردد . همچنین در صورت فوت ، حجر، محرومیت از حقوق اجتماعی ، محرومیت ، تعلیق یا ابطال عضویت در اتاق ایران ، ورشکستگی ، انحلال شخص حقوقی، عضویت در اتاق مشترک نیز خاتمه می یابد .

تبصره:ملاک احراز عدم محرومیت از حقوق اجتماعی داشتن کارت بازرگانی معتبر و یا ارائه گواهی عدم سوء پیشینه معتبر توسط متقاضی می باشد .

ماده ۸- اشخاص حقیقی یا حقوقی واجد شرایط عضویت در اتاق مشترک که در ایران مقیم نیستند می توانند درخواست عضویت غیر مقیم بنمایند . مشروط بر اینکه از اتاق عراق و ایران مستقر در کشور عراق و یا شعبه اتاق مشترک بازرگانی و صنایع و معادن و کشاورزی ایران و عراق یا در صورت فقدان و عدم دسترسی به این اتاق از یکی از اتاقهای بازرگانی معتبر کشور عراق و تأیید بخش بازرگانی آن کشور در ایران و یا سفارت ایران در کشور مربوطه ، معرفینامه اخذ و ارایه نماید.

۱-۸- اعضای اتاق مشترک را اعضای عادی و اعضای افتخاری تشکیل می دهند .

تبصره: اتاق مشترک به موجب آئین نامه مصوب هیأت مدیره اتاق اعضای خود را مستند به موضوع تبصره ۲ ذیل بند ۲ ماده ۱۰ آئین نامه اجرائی قانون مقررات واردات و صادرات رتبه بندی خواهد نمود که ملاک میزان پرداخت حق عضویت و نیز اخذ خدمات از اتاق قرار خواهد گرفت.

۲-۸- شخصیتهایی که در تحقق اهداف اتاق مشترک و پیشرفت مناسبات اقتصادی ایران و عراق خدمات فوق العاده ای انجام داده و یا می توانند در آینده منشاء خدمات ارزنده ای در این مورد باشند ، به عضویت افتخاری اتاق مشترک دعوت می شوند .

۳-۸- اعضای افتخاری بنا به پیشنهاد یکی از اعضای هیأت مدیره و با تصویب هیأت مدیره به عضویت پذیرفته می شوند . اعضای افتخاری حق اظهار نظر مشورتی داشته ، فاقد حق رأی و از پرداخت حق عضویت معاف می باشند .

۴-۸- رئیس اتاق ایران، رئیس افتخاری اتاق مشترک می باشد . شورای راهبردی اتاق مشترک به ریاست رئیس افتخاری و عضویت رؤسای حقیقی اتاق مشترک و سفرای ادوار جمهوری اسلامی ایران در عراق و بالعکس و سایر مدیران عالی کشور حوزه عراق و بالعکس طبق آئین نامه ای که به تصویب هیأت مدیره اتاق مشترک می رسد تشکیل میگردد.

ماده۹- کلیه اعضای عادی دارای حقوق و وظایف مستند به آئین نامه های عضویت هستند و موظف هستند حق عضویت سالانه را یکجا در زمان صدور و یا تمدید کارت عضویت پرداخت نمایند .

ماده ۱۰- حق عضویت سالانه به پیشنهاد دبیر و تصویب هیأت مدیره اتاق مشترک تعیین می گردد .

ماده ۱۱ـ هر یک از اعضای عادی در کلیه مجامع عمومی مطابق با اساسنامه یک رأی دارند و در صورت لزوم می توانند نمایندگی یک عضو دیگر را برای مشارکت در رأی گیری در مجمع عمومی عهده دار شوند . نماینده مکلف است قبل از رسمیت یافتن جلسه مجمع عمومی معرفینامه معتبر خود را به دبیرکل اتاق مشترک تسلیم نماید تا حق حضور در جلسه را بیابد. تشخیص اعتبار معرفی نامه با دبیرکل اتاق است.

ماده ۱۲ ـ جز در صورت کناره گیری از عضویت اتاق مشترک که باید بطور کتبی حداقل یک ماه قبل از پایان سال مالی به دبیرخانه اتاق واصل گردد ، اعضاء موظف به پرداخت حق عضویت سال بعد می باشند.استنکاف از پرداخت موجب سلب عضویت خواهد گردید.

ماده ۱۳ ـ عضویت در اتاق مشترک علاوه بر قبول پرداخت حق عضویت سالانه متضمن پذیرش کلیه مقررات این اساسنامه و آیین نامه های مربوطه در اتاق است .

ماده۱۴- جزییات شرایط قبول عضویت در اتاق مشترک طبق این اساسنامه و طی آیین نامه ای که به تصویب هیأت مدیره اتاق مشترک و تأیید هیأت رئیسه اتاق ایران ظرف مدت ۱۵ روز می رسد اعلام می شود و عدم اعلام نظر پس از انقضای ۱۵ روزه به منزله تائید تلقی می گردد.

ماده ۱۵ ـ هیئت مدیره می تواند به عضویت اعضاء به علل زیر خاتمه دهد :

۱-۱۵- خودداری از پرداخت حق عضویت در موعد مقرر و عدم توجه به دوبار اخطار کتبی اتاق مشترک در این زمینه به فاصله ۳۰ روز.

۲-۱۵- فوت شخص حقیقی یا انحلال شخص حقوقی عضو اتاق مشترک .

۳-۱۵- عدم رعایت مقررات اساسنامه و مصوبات مجامع عمومی و هیئت مدیره و نادیده گرفتن مصالح و شئون اتاق مشترک و عدم توجه به دو بار تذکر شفاهی و یک بار تذکر کتبی هیئت مدیره در این موارد .

۴-۱۵عدم تمدید کارت عضویت یا کارت بازرگانی اتاق بازرگانی و صنایع و معادن مربوطه .

ماده۱۶-خاتمه عضویت و یا انصراف از عضویت مجوزی برای استرداد حق عضویت پرداخت شده نمی باشد

ماده۱۷-رسیدگی به اختلافات فیمابین اعضا با اتاق مشترک بر عهده اتاق ایران است . درصورت بقاء شکایت موضوع به کمیته ای مرکب از معاونین امور حقوقی و معاونین امور بین الملل اتاق ایران ، رئیس اتاق مشترک ارجاع داده می شود و نظر کمیته مذکور قطعی و برای طرفین لازم الاجرا می باشد.

بخش چهارم – ارکان

ماده۱۸-ارکان اتاق مشترک عبارتند از:

-مجامع عمومی (عادی و فوق العاده)

-هیأت مدیره

-بازرسان

بخش پنجم-مجامع عمومی

ماده۱۹-مجامع عمومی اتاق مشترک بر دو نوع اند: مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده.

۱-۱۹-مجمع عمومی عادی حداقل سالی یکبار ظرف مدت چهارماه پس از پایان سال مالی تشکیل می شود. مجمع عمومی عادی در خارج از زمان تعیین شده به عنوان عادی بطور فوق العاده نامیده می شود .

۲-۱۹-حداقل ۱۵ روز قبل از تشکیل هر مجمع عمومی ،دستور جلسه ، محل ، تاریخ و ساعت تشکیل جلسه مجمع باید کتباً بوسیله پست یا دور نگار و نیز پست الکترونیکی به اطلاع اعضای اتاق مشترک و معاونت امور بین الملل و امور حقوقی اتاق ایران رسانده شود و مراتب طی همین زمان در روزنامه کثیرالانتشاری که اطلاعیه ها وآگهی های اتاق مشترک در آن منتشر می شود و همچنین بر روی پایگاه اینترنتی اتاق ایران و اتاق مشترک آگهی شود .

۳-۱۹- مجامع عمومی عادی و فوق العاده با اطلاع رسانی به کلیه اعضاء و ارائه مستندات مربوطه به اتاق ایران و حضور اعضای دارنده حق رای و دعوت از نمایندگان امور بین الملل و امور حقوقی اتاق ایران رسمیت می یابد .

۴-۱۹- مجمع عمومی عادی با حضور حداقل نصف بعلاوه یک اعضای دارنده حق رأی رسمیت می یابد. اگر عده اعضاء در جلسه اول کمتر از نصف بعلاوه یک کل اعضای دارنده حق رأی باشد و جلسه حائز اکثریت نگردد ، مجمع عمومی عادی نوبت دوم ظرف پانزده روز از تاریخ برگزاری مجمع نوبت اول با دعوت مجدد بدون درج در روزنامه با هر تعداد عضو حاضر در جلسه رسمیت خواهد داشت

۵-۱۹- تصمیمات مجامع عمومی عادی اتاق مشترک با اکثریت نسبی اعضاء دارنده حق رأی حاضر در جلسه که اصالتاً یا وکالتاً درجلسه حاضر شده اند اتخاذ می گردد .

۶-۱۹-تشریفات دعوت مجمع عمومی فوق العاده به شرح ماده ۲-۱۹ فوق خواهد بود بعلاوه عنوان مجمع فوق العاده بایستی در دعوت نامه و آگهی مجمع درج گردد . مجمع عمومی فوق العاده در صورتی رسمیت خواهد داشت که حداقل دو سوم مجموع اعضای دارنده حق رأی اتاق مشترک در مجمع حضور داشته باشند.تصمیمات مجمع عمومی فوق العاده درصورتی معتبر خواهد بود که لااقل به تصویب دو سوم اعضاء دارنده حق رای که در جلسه حاضر شده اند برسد چنانچه در جلسه اول مجمع عمومی فوق العاده حد نصاب لازم حاصل نشود مجمع عمومی فوق العاده نوبت دوم ظرف مدت پانزده روز از تاریخ برگزاری مجمع نوبت اول با دعوت مجدد ، با حضور هر تعداد از اعضاء تشکیل و تصمیمات آن با رأی دو سوم اعضاء حاضر در جلسه معتبر خواهد بود . دعوت مجدد نیاز به درج آگهی در روزنامه ندارد.

ماده ۲۰-وظایف مجمع عمومی عادی:

۱-۲۰-استماع و بررسی گزارش هیأت مدیره و گزارش بازرس درباره فعالیتهای اتاق مشترک در سال مالی قبل و بررسی ترازنامه و تصویب آن .

۲-۲۰-بررسی بودجه سالانه پیشنهادی و تصویب آن .

۳-۲۰- انتخاب اعضای هیأت مدیره.

۴-۲۰- انتخاب بازرس اصلی و بازرس علی البدل .

۵-۲۰- تعیین روزنامه کثیرالانتشار برای درج آگهی ها و اطلاعیه های اتاق مشترک .

۶-۲۰- بحث و بررسی درباره آینده اتاق مشترک و موارد دیگری که در صلاحیت مجمع عمومی عادی است در چارچوب با سیاستهای کلی هیأت رئیسه اتاق ایران .

ماده ۲۱- وظایف مجمع عمومی فوق العاده

۱-۲۱- اصلاح و تغییر اساسنامه

۲-۲۱- اتخاذ تصمیم نسبت به انحلال اتاق مشترک .

۳-۲۱- انتخاب هیأت تصفیه در صورت خاتمه فعالیت اتاق مشترک و اتخاذ تصمیم درباره دارایی های باقیمانده اتاق مشترک.

۴-۲۱- اتخاذ تصمیم نسبت به انحلال اتاق مشترک و انتخاب هیأت تصفیه با هماهنگی هیأت رئیسه اتاق ایران و اتخاذ تصمیم درباره داراییهای باقیمانده اتاق مشترک با رعایت مواد ۴۹ و ۵۰ این اساسنامه .

ماده ۵-۲۱ـ هیأت مدیره پیشنهادهای مربوط به اصلاح اساسنامه را بررسی و پس از اخذ موافقت هیأت رئیسه اتاق ایران، برای تصمیم گیری در مجمع عمومی فوق العاده مطرح می نماید .

ماده ۲۲- هریک از اعضای عادی در مجامع عمومی دارای یک حق رای می باشند . اشخاص حقوقی در صورت لزوم می توانند به یکی از اعضای هیأت مدیره خود کتباً جهت شرکت در مجامع نمایندگی دهند .برگ معرفی نامه باید ملصق به عکس نماینده و ممهور به مهر شخص حقوقی باشد .

ماده۲۳-مجامع عمومی عادی و فوق العاده بنا به تصمیم هیأت مدیره و یا به درخواست حداقل یک سوم اعضا دارنده حق رای اتاق مشترک یا به درخواست بازرس و طبق ضوابط این اساسنامه تشکیل شود .

ماده۲۴-نمایندگان هیأت رئیسه اتاق ایران از معاونت امور بین الملل و امور حقوقی در مجامع عمومی عادی و فوق العاده اتاق مشترک حضور خواهند یافت . دعوت از نمایندگان فوق الذکر از اتاق ایران جهت نظارت برجلسات مجمع ضروری است . رئیس و هیأت رئیسه مجامع تذکرات مستند و مشورتی نمایندگان هیأت رئیسه اتاق ایران را مراعات خواهند نمود .

ماده ۲۵- مجمع عمومی را هیأت رئیسه ای مرکب از یک رئیس و دو ناظر که از میان اعضای حاضر در مجمع انتخاب خواهند شد، اداره خواهد کرد . یک منشی که می تواند عضو اتاق مشترک نباشد صورت مذاکرات و تصمیمات را تنظیم و به امضای هیأت رئیسه و خود خواهد رساند . دبیرکل اتاق درصورت حضور در جلسه مجمع عمومی به عنوان منشی عمل خواهد کرد.

۱-۲۵- در مواردیکه انتخابات کلیه اعضا هیأت مدیره یا انتخاب یک یا چند نفر از اعضای هیأت مدیره در دستور جلسه مجمع قرار داشته باشد هیچ یک از اعضای هیأت مدیره اتاق مشترک و نامزدهای انتخابات نمی توانند به عضویت هیأت رئیسه مجمع انتخاب شوند .

ماده۲۶- مصوبات مجامع عمومی و تصمیات هیأت مدیره اتاق مشترک ایران و عراق چنانچه نیاز به ثبت داشته باشد توسط امور حقوقی اتاق ایران انجام خواهد شد.

بخش ششم – هیأت مدیره

ماده۲۷-اعضا هیأت مدیره توسط مجمع عمومی عادی برای سه سال انتخاب می گردند. انتخاب اعضا هیأت مدیره برای حداکثر دو دوره متوالی بلامانع می باشد . رئیس هیأت مدیره فقط می تواند ریاست حداکثر یک اتاق مشترک دیگر را بر عهده داشته باشد . هیأت مدیره مرکب از ۱۱عضو اصلی است که توسط مجمع عمومی با رأی اعضاء تعیین خواهد شد .علاوه بر اعضای اصلی ، مجمع عمومی دو نفر را بعنوان اعضای علی البدل هیات مدیره انتخاب و معین خواهد کرد .درصورت فوت، استعفا و برکناری هر یک از اعضای هیئت مدیره عضو جایگزین که بیشترین رای را داشته دعوت خواهد شد.

تبصره۱ : هر عضو با رعایت مفاد اساسنامه حداکثر می تواند در دو اتاق و شورای مشترک عضویت هیات مدیره را عهده دار شود .

تبصره ۲: چنانچه به هر دلیلی نامزدی اعضا هیات مدیره برای بیش از دو دوره متوالی مورد نیاز باشد انجام این امر منوط به تشخیص و موافقت هیأت مدیره اتاق ایران است .

تبصره ۳:اعضا برای کاندیداتوری در هیأت مدیره باید الزاماً اعلام داوطلبی حقیقی و یا حقوقی بنمایند. نمایندگان ثابت معرفی شده اشخاص حقوقی باید حسب تشریفات بند ۵ ماده ۳۰ به نمایندگی از شخصیت حقوقی الزاماً در مجمع حضور یابند.لیکن ملاک اعلام رأی توأمان به شخص حقوقی و نماینده وی می باشد.

تبصره ۴: از سوی شخص حقوقی بیش از یک نماینده در مجامع نمی تواند شرکت نماید.

ماده ۲۸-داوطلب عضویت در هیات مدیره موظف است تا ۱۵ روز قبل از تشکیل مجمع درخواست کتبی خود را همراه با مدارک مورد نیاز به اتاق مشترک تسلیم نماید .

ماده ۲۹-چنانچه برگزاری انتخابات در دستور مجمع قرار گیرد یک هفته قبل از برگزاری مجمع به دعوت اتاق مشترک ، کمیته ای مرکب از اعضای زیر جهت تطبیق شرایط نامزدی انتخاباتی تشکیل می شود :دبیرکل، بازرس اصلی، ۱نفر نماینده امور بین الملل (رئیس دبیرخانه اتاقها و شورای های مشترک ) ، ۱نفر نماینده امور حقوقی ، کمیته مذکور درخواستهای داوطلبان را با شرایط مقرر تطبیق می نماید و چنانچه شخصی را واجد شرایط ندانند تصمیم خود را بصورت کتبی با ذکر دلایل به داوطلب اعلام می نماید . در صورت اعتراض داوطلب و ابرام کمیته به نظر اولیه خود، هیأت رئیسه اتاق ایران به موضوع رسیدگی می نماید . و نظر هیأت رئیسه اتاق ایران لازم الاجرا می باشد .

ماده ۳۰- شرایط عمومی عضویت در هیات مدیره اتاق مشترک عبارت است از :

۱-داشتن کارت بازرگانی یا عضویت معتبر از اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران .

۲-عضویت عادی در اتاق مشترک حداقل بمدت یک سال.

۳-ارائه مدارک مثبته مبنی بر دارا بودن حداقل یک سال روابط تجاری و اقتصادی با کشور هدف یا یک دوره عضو هیأت مدیره اتاق مشترک بودن .

۴-اعلام کاندیداتوری بصورت شخص حقیقی یا حقوقی و عدم مغایرت بر مستندات پرونده با درخواست نامبرده .

۵- ارائه نامه مکتوب با امضاء مدیران مجاز و ممهور به مهر شرکت برای نمایندگان اشخاص حقوقی بعنوان نماینده ثابت شخصیت حقوقی معرفی شده بعنوان نمایندگان ثابت اشخاص حقوقی باید الزاماً به موجب روزنامه رسمی عضو هیأت مدیره شخص حقوقی باشند.

تبصره۱ : چگونگی احراز شرایط مندرج به موجب آیین نامه مصوب هیأت مدیره اتاق مشترک که به تأیید هیأت مدیره اتاق می رسد خواهد بود .

ماده ۳۱-از بین رفتن هر یک از شرایط عضویت در اتاق مشترک موضوع بند ۱-۷ اساسنامه در مورد هر یک از اعضای هیات مدیره در طول مدت ماموریت باعث زوال سمت وی در هیات مدیره اتاق مشترک خواهد شود.

ماده ۳۲- داوطلبان عضویت در هیات مدیره باید شخصاً در جلسه مجمع حضور یابند مگر اینکه دارای عذر موجه باشند و دلایل و مستندات خود را به کمیته تطبیق شرایط نامزد های انتخاباتی موضوع ماده ۲۷ اساسنامه ارائه نمایند . تشخیص عذر موجه با دلایل و مستندات ابرازی با کمیته مذکور خواهد بود .

ماده ۳۳- به استثنای اموری که به موجب مفاد صریح این اساسنامه و یا طبق قانون در صلاحیت مجامع عمومی است هیات مدیره اختیارات لازم را جهت اداره امور اتاق مشترک با حق تفویض آن به یک یا چند نفر از اعضای هیات مدیره در چارچوب اساسنامه دارا می باشد .

اهم وظایف هیات مدیره به شرح زیر است :

۱-۳۳-نصب و عزل دبیرکل اتاق مشترک با پیشنهاد رئیس.

۲-۳۳- تعیین اعضای دبیرخانه و وظایف و حقوق آنان طبق پیشنهاد دبیرکل.

۳-۳۳- قبول اعضای جدید اتاق مشترک و خاتمه دادن به عضویت اعضاء ، با رعایت مفاد اساسنامه .

۴-۳۳- تهیه گزارش درباره فعالیتهای اتاق مشترک و تسلیم آن به مجامع عمومی .

۵-۳۳- تهیه ترازنامه و برآورد بودجه سالیانه و پیشنهاد آن به مجمع عمومی اتاق مشترک همراه گزارش حسابرسی بازرس که باید حداقل پانزده روز قبل از تشکیل مجمع در دسترس اعضای اتاق مشترک قرار گیرد.

۷-۳۳- طرح هر گونه دعوی اعم از حقوقی و کیفری در مراجع ذیصلاح قضائی ، دفاع و پاسخگوئی به هر گونه دعوی علیه اتاق مشترک در کلیه مراحل رسیدگی و با اختیار تام مستقلاً یا از طریق انتخاب وکیل و یا وکلای دادگستری با حق تفویض تمام و یا قسمتی از اختیارات مطروحه در قانون آیین دادرسی مدنی به وکلای منتخب و عنداللزوم عزل وکلای موصوف و ارجاع امر به حکمیت به اتاق ایران.

۸-۳۳- افتتاح هر نوع حساب بانکی اعم از جاری ،پس انداز ، ثابت و ارزی در بانکها و عنداللزوم اخذ تسهیلات بانکی و عقد قراردادها .

۹-۳۳- دریافت اعتبار و قبول کمکهای بلاعوض .

۱۰-۳۳- تعیین و تصویب حق عضویت سالیانه .

۱۱-۳۳- کلیه نامه های صادره از طرف اتاق مشترک باید به امضای رئیس اتاق و در غیاب او یکی از نواب رئیس برسد مگر در مواردیکه حق امضای خود را کلاً یا جزئاً به یکی دیگر از اعضای هیئت مدیره یا به دبیر کل تفویض نموده باشد .

۱۲-۳۳-هیات مدیره از بین اعضاء یا خارج آن یک مشاور حقوقی مسلط به زبان انگلیسی و قوانین بازرگانی دو کشور ایران و عراق برای خود انتخاب خواهد کرد.

۱۳-۳۳- انتخاب یک نفر رئیس و سه نفر نایب رئیس هیات مدیره حداکثر یک هفته بعد از برگزاری مجمع عمومی عادی و قطعی شدن انتخاب اعضای هیات مدیره با رعایت ماده ۲۴٫

۱۴-۳۳- انتخاب یک نفر بعنوان عضو هیأت مدیره و ناظر مالی اتاق مشترک از بین اعضای هیأت مدیره برای مدت سه سال با رعایت ماده ۳۴٫

۱۵-۳۳- امضاء کلیه اوراق و اسناد بهادار و تعهد آور با امضای ناظر مالی و رئیس و در غیاب رئیس یکی از نواب رئیس با مهر اتاق معتبر خواهد بود .

۱۶-۳۳- ارائه بودجه سالیانه اتاق مشترک ایران و عراق به اتاق ایران .

۱۷-۳۳- تشکیل کار گروه های تخصصی و کمیسیون های مورد احتیاج اتاق مشترک از میان اعضای اتاق مشترک و تعیین وظایف و اختیارات هر کمیسیون و انتخاب مشاوران بر حسب ضرورت .

۱۸-۳۳-ارجاع دعاوی اتاق مشترک به مرکز داوری و تعیین داور ، صلح حقوق ،تهیه و گزارش اقدامات مذکور به بازرس

۱۹-۳۳-ایجاد ساز و کاری جهت اطلاع رسانی منظم صورتجلسات هیات مدیره به اعضاء

۲۰-۳۳-ارسال گزارش عملکرد ماهانه به اعضاء توسط پست الکترونیک .

۲۱-۳۳- جذب اعضای جدید از مجموعه های فعالین اقتصادی حقیقی و حقوقی در کشور طبق شرایط مندرج در بند ۱-۷ اساسنامه

۲۲-۳۳- ارائه آمار و اطلاعات عضویت اعضاء اتاق مشترک به هیأت رئیسه اتاق ایران .

۲۳-۳۳- درج اسامی و مشخصات تماس ، پست الکترونیک و زمینه های فعالیت اعضای حقیقی و حقوقی در بانک اطلاعات داده های اتاق مشترک .

۲۴-۳۳-تدوین سیاستها و برنامه های کلان اتاق مشترک و نظارت بر حسن اجرای آنها .

۲۵-۳۳- تصویب حق عضویت سالانه پیشنهادی دبیرخانه .

ماده ۳۴- در پایان سال کاری رئیس ، نواب رئیس و ناظر مالی در اولین جلسه هیأت مدیره نسبت به اخذ رأی اعتماد از هیأت مدیره اقدام می نماید .

ماده ۳۵- عضو هیأت مدیره ناظر مالی اتاق مشترک که وظیفه او نظارت بر نگهداری و اداره دارایی ها و امور مالی اتاق مشترک و سرپرستی کلیه عملیات حسابداری و گزارش های مالی را خواهد داشت که از طرف هیئت مدیره در این مورد اقدام خواهد نمود. ناظر مالی در تاریخی که هر سال تعیین می شود طرح اولیه بودجه پیشنهادی سال بعد را که توسط دبیر کل تهیه و ارائه می گردد بررسی و پس از تائید برای تصویب به هیئت مدیره تسلیم و پس از تصویب نهائی مجمع عمومی قابل اجرا خواهد بود. ضمناً ناظر مالی در فواصلی که هیئت مدیره تعیین می نماید و بهر حال بیشتر از شش ماه یک مرتبه نخواهد بود ، گزارشی از وضع مالی اتاق مشترک تهیه و در اختیار هیئت مدیره قرار خواهد داد .

ماده ۳۶-در صورتیکه یک یا چند نفر از اعضای هیأت مدیره استعفا و یا فوت نمایند یا چنانچه قادر به انجام وظایف خود نباشد ،جانشین آنها از میان اعضای علی البدل در هیات مدیره به ترتیب آرا تعیین و برای سمت اعضاء ، مجددا در هیات مدیره رای گیری به عمل می آید .

ماده ۳۷ – رئیس اتاق مشترک ، ریاست هیئت مدیره را در جلسات به عهده خواهد داشت و جلسات هیئت مدیره با حضور دو سوم اعضا رسمیت یافته و تصمیمات آن با تصویب اکثریت حاضر در جلسه معتبر خواهد بود.

تبصره : در صورت استعفاء و یا فوت و یا عزل نصف به اضافه یک اعضاء هیات مدیره انتخابات هیات مدیره با برگزاری مجمع عمومی تجدید خواهد شد .

ماده ۳۸-جلسات هیات مدیره حداقل یک بار در ماه طبق دعوت کتبی رئیس هیات مدیره و در غیاب وی و یا خودداری رئیس هیات مدیره از تشکیل جلسه بدون عذر موجه بنا به دعوت یکی از نواب رئیس تشکیل خواهد شد .

ماده ۳۹-محل تشکیل جلسات هیأت مدیره در محل اتاق مشترک یا هر محل دیگری است که هیأت مدیره در مورد آن توافق نموده باشد. دعوت نامه تشکیل جلسه هیأت مدیره به امضاء رئیس و در غیاب وی به امضاء یکی از نواب رئیس خواهد بود.

ماده ۴۰- حضور و انجام وظیفه و اعلام رای در هیات مدیره قائم به شخص عضو حقیقی و نماینده ثابت شخص حقوقی عضو هیات مدیره می باشد که در مجمع اخذ رأی نموده است و یا خود جایگزین وی به موجب تشریفات تبصره ذیل ماده ۴۲ خواهد بود و قابل تفویض به غیر نمی باشد .

تبصره : مذاکرات و تصمیمات هیات مدیره طی صورتجلسه ای توسط دبیرکل اتاق مشترک ثبت و به امضا حاضران در جلسه می رسد و یک نسخه از صورتجلسات هیات مدیره به هیأت مدیره اتاق ایران ارسال می گردد .

ماده ۴۱-شرکت اعضاء علی البدل و بازرس در جلسات هیات مدیره بدون حق رای بلامانع است .

ماده ۴۲-کلیه اعضای هیات مدیره موظفند شخصاً در جلسات هیات مدیره حضور یابند . اداره جلسات هیات مدیره با رئیس هیات مدیره و در غیاب او با یکی از نواب رئیس است .غیبت غیر موجه در ۳ جلسه بطور متوالی یا ۵ جلسه بطور متناوب موجب اخراج و مستعفی شناخته شدن عضو از هیات مدیره خواهد بود . تشخیص غیر موجه بودن عدم حضور در جلسه هیات مدیره با رای اکثریت هیات مدیره اتاق مشترک خواهد بود .

تبصره : اشخاص حقوقی عضو هیات مدیره اتاق مشتر ک می توانند مدیر عامل و یا یکی از اعضای هیات مدیره شرکت خود را جهت حضور و رای دادن در جلسات هیات مدیره و سایر جلسات اتاق مشترک بعنوان نماینده کتباً معرفی نمایند . در صورت برکناری یا استعفای نماینده شخص حقوقی از سمت خود در شرکت ،ماموریت نماینده شرکت ، در اتاق مشترک پایان خواهد یافت و شرکت می تواند نماینده جدید خود را به شرح فوق مجدداً معرفی نماید.همچنین در صورت اخراج یا استعفای شخص حقوقی از عضویت اتاق مشترک و نیز در صورت انحلال شرکت و یا تعلیق و یا ابطال عضویت آن در اتاق ایران ، سمت نماینده وی در اتاق مشترک پایان می یابد و انتخاب جانشین حقوقی در هیات مدیره مطابق ماده ۳۲ اساسنامه خواهد بود .

بخش هفتم – بازرسان

ماده ۴۳-مجمع عمومی عادی سالانه برای هر سال مالی از میان اعضای اتاق مشترک و یا خارج از اعضا یک نفر را بعنوان بازرس اصلی و یک نفر بازرس علی البدل انتخاب می نماید . بازرس اتاق مشترک گزارش خود را در رابطه با اقدامات و عملیات مالی اتاق مشترک ، حداکثر سی روز بعد از پایان سال مالی جهت طرح و تصویب در مجمع عمومی عادی سالانه به هیأت مدیره تسلیم می کند . چنانچه بازرس در جریان انجام وظیفه خود به موارد فوری و مهمی برخورد کند که مستلزم آگاه نمودن اعضاء اتاق مشترک و تصمیم گیری آنان در خصوص مورد مطروحه باشد، می تواند رأساً از طریق دبیرخانه اتاق مشترک اقدام به دعوت اعضاء برای تشکیل مجمع عمومی عادی یا فوق العاده نماید.نخستین بازرسان را مجمع عمومی موسسین انتخاب می نماید.بازرس اتاق مشترک حتی الامکان باید دارای صلاحیت علمی و فنی از جمله تجربیات و تحصیلات در رشته های امور مالی و حقوق و یا سابقه کار در زمینه های مرتبط باشد . بازرس مکلف است گزارش خود را در قالب فرم مورد تایید اتاق ایران ارائه نماید .

بخش هشتم – آیین نامه ها

ماده ۴۴-کلیه آیین نامه های اتاق مشترک در ارتباط با امور مالی ، اداری ، انتخابات هیات مدیره ، عضویت و سایر آیین نامه های مورد نیاز توسط هیات مدیره اتاق مشترک تهیه و تصویب گردد و به هیأت رئیسه اتاق ایران ارائه می گردد و پس از تایید رئیس اتاق ایران قابل اجرا خواهد بود . اتاق ایران مکلف است ظرف ۱۵ روز اظهار نظر نماید . عدم اظهار نظر ظرف ۱۵ روز کاری از ارسال آیین نامه مذکور به منزله تأیید می باشد .

بخش نهم – دبیرخانه

ماده ۴۵-دبیرخانه اتاق مشترک عهده دار امور اداری و مجری مصوبات هیأت مدیره است و سرپرستی آن را دبیرکل بر عهده دارد. کلیه مکاتبات اتاق مشترک از طریق دبیرخانه به عمل می آید .دبیرکل باید حداقل دارای تحصیلات دانشگاهی بوده و ضمن تسلط بر زبان انگلیسی یا زبان کشور متبوع طرف دیگر از تجربه و سابقه کافی در زمینه مدیریت برخوردار باشد .دبیرکل به صورت موظف انجام وظیفه می کند و مکلف است مساعی خود را منحصراً در جهت تامین اهداف و حفظ منافع اعضای اتاق مشترک معطوف نماید حقوق و مزایای وی به پیشنهاد رئیس و تصویب هیات مدیره تعیین می گردد هیات مدیره همچنین شرح وظایف دبیرکل را تعیین و رئیس هیأت مدیره اتاق به وی ابلاغ می نماید .

ماده ۴۶- دبیرکل در موارد زیر اقدام می کند :

۱-۴۶- تشکیل دبیرخانه و اداره امور آن بر اساس مصوبات هیات مدیره

۲-۴۶- استخدام و اخراج کارکنان دبیرخانه با تایید هیات مدیره

۳-۴۶- انجام وظیفه به عنوان دبیرکل در جلسه هیات مدیره و تهیه صورتجلسات مربوطه

۴-۴۶- انجام وظیفه به عنوان منشی در مجامع عمومی و جلسات هیأت مدیره و تهیه صورتجلسات مربوط.

۵-۴۶-تهیه گزارشهای لازم برای هیات مدیره

۶-۴۶-تهیه و ارائه بودجه پیشنهادی سالانه اتاق مشترک به هیات مدیره

۷-۴۶- تهیه گزارش عملکرد ۳ ماهه و ارسال آن به دبیرخانه اتاقها و شوراهای مشترک بازرگانی در معاونت امور بین الملل اتاق ایران

۸-۴۶-انجام مکاتبات اداری در حدود مقرر این اساسنامه و یا تفویض اختیارات بعدی .

۹-۴۶- سایر وظایف تفویضی یا تصویبی مجامع و هیات مدیره.

بخش دهم-منابع مالی

ماده ۴۷-اتاق مشترک برای انجام وظایف مربوطه هزینه های خود را از منابع زیر تامین می کند :

۱-۴۷-حق عضویت سالانه اعضای عادی حقیقی و حقوقی.

۲-۴۷- دریافت اعتبار و قبول کمکهای بلاعوض .

۳-۴۷- وجوهی که بابت ارائه خدمات دریافت دارد .

۴-۴۷- کمکهای اتاق بازرگانی،صنایع، معادن و کشاورزی ایران .

۵-۴۷-تشکیل نمایشگاهها، سمینارها، فعالیتهای ترویجی ـ آموزشی و انتشاراتی مرتبط با اهداف اتاق مشترک و در چارچوب اساسنامه.

بخش یازدهم –بررسی حسابها و اسناد

ماده ۴۸- سال مالی اتاق مشترک یک دوره دوازده ماهه است که اول تیر ماه هر سال شروع و تا پایان خردادماه سال بعد خاتمه می یابد . اولین سال مالی ازتاریخ تشکیل اتاق مشترک شروع و در پایان تیر ماه همان سال خاتمه می یابد .

ماده ۴۹-کلیه چکها، اسناد مالی و تعهد آور و قراردادهای اتاق مشترک در صورتی معتبر خواهد بود که توسط رئیس هیأت مدیره و یا در غیاب وی یکی از نواب رئیس و عضو ناظر مالی امضاء شده باشد و به مهر اتاق مشترک نیز ممهور گردد .

بخش دوازدهم-خاتمه فعالیت و انحلال

ماده ۵۰-فعالیت اتاق مشترک بنا به تصمیم و تصویب مجمع فوق العاده و تأیید هیأت رئیسه اتاق ایران خاتمه می یابد و انحلال آن اعلام می گردد.

ماده۵۱-با اتخاذ تصمیم درباره انحلال، مجمع عمومی فوق العاده هیأتی مرکب از دبیرکل و دو عضو هیأت مدیره اتاق مشترک و یک عضو ناظر از امور حقوقی اتاق ایران انتخاب و به آنان ماموریت خواهد داد که به تصفیه امور اتاق مشترک بپردازند. هرگونه مازاد دارایی که ممکن است پس از تصفیه دیون و مطالبات باقی بماند، در اختیار هیأت رئیسه اتاق ایران قرار خواهد گرفت.

بخش سیزدهم-متفرقه

ماده ۵۲- چنانچه برخی از مفاد این اساسنامه نیاز به تفسیر داشته باشد، این امر توسط امور حقوقی اتاق ایران با همکاری و مشورت معاونت امور بین الملل صورت می پذیرد و پس از تصویب هیأت رئیسه اتاق ایران در قالب مصوبه به هیأت رئیسه اتاق مشترک ابلاغ میگردد و نظر هیأت رئیسه اتاق ایران لازم الاتباع است.

ماده ۵۳- چنانچه عملکرد اتاق مشترک به تشخیص اتاق ایران خلاف اهداف و مواد اساسنامه باشد و تذکرات اتاق ایران به هیأت مدیره اتاق مذکور مؤثر واقع نشود، اتاق ایران از طریق دبیرخانه اتاق مشترک مجمع عمومی اعم از عادی یا فوق العاده را حسب مورد برای اصلاح خط مشی اتاق مشترک یا انحلال آن دعوت خواهد کرد.

این اساسنامه مشتمل بر سیزده بخش و ۵۳ ماده و ۱۲ تبصره در جلسه مورخ ۹۳/۰۳/۱۸ هیأت مدیره جهت طرح در مجمع عمومی فوق العاده به تأیید و تصویب هیأت مدیره اتاق مشترک رسید .مجمع نوبت اول فوق العاده پس از اخذ موافقت اتاق ایران طی نامه شماره ۵۳۰۳/۱۷/ص مورخ ۹۳/۰۶/۰۹ در تاریخ ۹۳/۰۸/۱۸ برگزار گردید که حد نصاب مندرج در تشریفات برگزاری مجمع حاصل نگردید لذا مجمع نوبت دوم در تاریخ ۹۳/۰۹/۰۲ برگزار گردید که این اساسنامه از تاریخ ۹۳/۰۹/۰۲ لازم الاجراست و جایگزین اساسنامه قبلی می گردد .